NVIM

Analyse en Plan van aanpak: Tools voor borging van de kwaliteit.

Er is een reeks van documenten die het uitvoeren van de opdracht stuurt en volgt:

• Opdrachtbrief met probleemformulering door de opdrachtgever;
• Probleemanalyse, met een beschrijving van de situatie en analyse van de problemen en een visieslag. Het is een verdieping van de aanvankelijke probleemstelling van de opdrachtgever;
• Plan van Aanpak met een beschrijving van gewenste resultaten en de wijze van aanpak om daar te komen. Verder bevat het zaken als benodigde middelen en capaciteit en beschrijft het randvoorwaarden en risico’s;
• Eventuele tussentijdse bijstelling van analyse en aanpak op grond van periodieke evaluaties;
• Eindevaluatie en kwijting.

Wat is een Probleemanalyse en Plan van Aanpak?

De interim management opdracht start bij de probleemstelling door de opdrachtgever. Vervolgens zal de interim manager een onafhankelijke probleemanalyse of diagnose maken: een verdieping van de probleemstelling door de opdrachtgever. De probleemanalyse beschrijft eerst de situatie (feiten) die de interim manager aantreft bij de aanvang van zijn werkzaamheden en noemt daarna zijn interpretatie en visie (meningen) die de analyse betekenen. De keuze voor een bepaalde probleemanalyse impliceert vaak al een specifieke aanpak. De interim manager vraagt dan ook aan de opdrachtgever om de analyse te onderschrijven. Interim manager en opdrachtgever moeten het eens zijn welk probleem moet worden opgelost.
Het Plan van Aanpak herhaalt de door de opdrachtgever geaccordeerde analyse en de interim manager beschrijft daarna de beoogde interventies en wat de organisatie gaat doen: de nadere uitwerking van aangrijpingspunten, actie, strategie en dynamiek.

In het Plan van Aanpak komen in elk geval aan de orde:

• Welke resultaten worden gerealiseerd;
• De beoogde interventies en acties;
• Beoogd tijdpad;
• Risico’s en randvoorwaarden;
• Mogelijke extra kosten;
• Verwachte inzet van de interim manager, opdrachtgever en/of de organisatie.

Het Plan van Aanpak maakt ook duidelijk, wat de interim manager níet gaat doen. Het is een richtlijn waarlangs de interim manager gaat werken in overleg met de opdrachtgever. De interim manager heeft bij de resultaten die hij noemt een inspanningsverplichting en geen resultaatverplichting naar zijn opdrachtgever.

De vorm van het Plan van Aanpak kan variëren van een “spoorboekje” voor de verdere exacte planning van de opdracht tot het globaal aangeven van de richting: een “ontdekkingsreis”. De wijze van opdrachtuitvoering blijft dan veel meer open maar nog steeds worden er kaders en randvoorwaarden afgesproken met de opdrachtgever.
Probleemanalyse en Plan van Aanpak, soms gecombineerd in één stuk, zijn niet altijd doorwrochte nota’s.

In het algemeen wordt het Plan van Aanpak twee tot zes weken na aanvang van de werkzaamheden besproken met de opdrachtgever, de Probleemanalyse vindt daarvoor plaats.

Het Plan van Aanpak is een ‘levend document’ en kan gedurende de opdracht in en na overleg met de opdrachtgever aangepast worden.
Bij opdrachtverlenging wordt het Plan van Aanpak opnieuw bekeken en zo nodig aangepast.

Het Plan van Aanpak is de basis voor de periodieke schriftelijke voortgangsrapportages van de interim manager aan de opdrachtgever. Het kan tevens worden gebruikt om medewerkers in de organisatie te betrekken en te informeren.

Doel van de Probleemanalyse en het Plan van Aanpak

Doel is de opdrachtgever mee te nemen in de gedachtevorming van de interim manager en met elkaar tot draagvlak en overeenstemming te komen over de verdere aanpak. Daarmede levert hij een bijdrage aan de transparantie, vergroot hij de kans op succesvolle resultaten voor de opdrachtgever en worden risico’s en aansprakelijkheden voor de interim manager beperkt. Probleemanalyse en Plan van Aanpak zijn een hoeksteen voor het managen van de opdracht en de verwachtingen bij de opdrachtgever en andere stakeholders.

Methode en aanpak

Deze worden sterk bepaald door de Wet van de Situatie. In deze richtlijn wordt de keuze en hantering van deze modellen aan de professionele interim manager over gelaten.

Bewijsvoering bij klachten

Bij eventuele klachten bij de tuchtcommissie van het IM-Register of elders, kan het Plan van Aanpak samen met de eindevaluatie en de kwijting dienen om de zorgvuldigheid van de overwegingen en de werkwijze aannemelijk te maken. Als de resultaten tegenvallen hoeft dat niet te betekenen dat de analyse en aanpak verkeerd of onzorgvuldig waren.

Download de richtlijn in Pdf